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Como planejar a sua viagem corporativa

03 de novembro , 2020 | em #MeuCâmbio |

Planejar uma viagem corporativa é algo que parece simples para muitas pessoas, mas ela também envolve detalhes e cuidados, como as viagens de férias.

Quando não é feito um bom planejamento, muitos problemas podem aparecer, gerando dor de cabeça e, muitas vezes, gastos inesperados que tornam o momento muito estressante.

Exemplo disso é perder o voo ou o ônibus, dificuldade para encontrar o hotel e acabar se atrasando para compromissos importantes, como as reuniões. Além de ser prejudicial para a empresa, também prejudica a imagem do profissional.

Se temos cuidado com o planejamento da viagem de férias, onde não temos compromissos, precisamos ser ainda mais cuidadosos com as viagens a trabalho.

Com certeza, a empresa também tem sua parcela de responsabilidade, mas o profissional precisa fazer a parte dele nesse compromisso, principalmente para que tudo corra bem.

Organização é a base para uma viagem de negócios tranquila, produtiva e que traga bons resultados, afinal, o bom desempenho durante uma reunião, por exemplo, também depende da qualidade da viagem.

Neste artigo, vamos dar algumas dicas para planejar a viagem corporativa e mostrar quais são as responsabilidades da empresa durante esse período.

Globalização e viagens corporativas

A globalização tornou as viagens de negócios mais comuns nos últimos anos, pois há uma necessidade maior de empresas e profissionais manterem contato, aumentando as oportunidades de negócio e crescimento.

Há uma presença cada vez maior de empresas brasileiras no mercado internacional, o que exige que a administração de viagens com essa finalidade seja parte de um planejamento estratégico.

Já não se pensa mais nos custos desse investimento, como os serviços de alimentação que o colaborador terá acesso, mas sim nos resultados que ele pode trazer ao estar em contato com clientes e parceiros de outras partes do Brasil e do mundo.

As organizações, então, passaram até mesmo a investir em tecnologia para melhorar o planejamento dessas viagens, como ferramentas para reserva de passagens e hotéis, e as que fornecem relatórios e dados desses serviços.

Mesmo assim, cabe ao profissional e a sua empresa fazerem um planejamento adequado para que esse momento seja proveitoso para ambos, como falaremos no tópico a seguir.

Dicas para planejar uma viagem corporativa

Viajar é sinônimo de estar longe de casa, seja para trabalhar ou se divertir, por isso, requer cuidados para que tudo corra bem e ninguém se prejudique. 

No que diz respeito às viagens corporativas, alguns cuidados importantes são:

Fazer um check-list

É importante fazer uma lista de tudo o que você vai precisar durante uma viagem a trabalho. Inclusive, isso servirá como base para as próximas etapas do planejamento, então, deve ser incluso:

  • Gastos extras;
  • Quantidade de pessoas;
  • Necessidade de deslocamento;
  • Datas e horários de ida e volta;
  • Documentação;
  • Solicitar formas de deslocamento.

Tudo isso, mais a viabilização da compra de passagens são partes importantes do planejamento, para que você possa partir para os próximos passos.

Procurar hotéis próximos

Além de fazer cotação de seguro viagem, é importante reservar os hotéis com antecedência, com data correta para entrar e sair, para evitar gastos extras. Essa atitude é ainda mais importante quando muitas pessoas vão se deslocar.

Dê preferência a hotéis próximos de onde as atividades, como reuniões, congressos, seminários, etc., serão realizadas, pois isso evita deslocamentos longos.

Se as refeições forem oferecidas pelo próprio estabelecimento, é melhor assim, pois almoço e jantar em restaurantes podem sair bem mais caro.

Conhecer as políticas de viagem da empresa

A política de viagens da organização inclui o que deve ser feito, documentos necessários, passo a passo, gastos e controles, bem como a base do planejamento.

Qualquer negócio, como uma empresa transporte, deve ter sua própria política para esse processo, garantindo a segurança e evitando imprevistos.

Trata-se de um documento que precisa ser elaborado com muita atenção, sendo de conhecimento de todos os colaboradores. Com isso, eles saberão como agir em relação a relatórios, hospedagem, controle de gastos, etc.

Comprar passagens antecipadamente

Tudo precisa ser feito com antecedência, e isso inclui comprar as passagens, resolvendo qual empresa aérea, de ônibus ou carro prestará o serviço.

Quando se trata de viagens aéreas, quanto antes as passagens forem compradas, melhor, pois elas costumam ser mais caras e alguns procedimentos podem barateá-las.

Usar milhas

Por falar em passagens aéreas, as milhas são um excelente recurso para abaixar os custos da viagem. Muitas companhias possuem seus próprios sistemas de milhas, em que o passageiro pode trocar seus pontos por tickets ou descontos.

Se algumas empresas de contabilidade, por exemplo, não tiverem milhas, elas podem comprar, mas esse procedimento deve ser feito com muito cuidado, além de avaliar se em determinado momento ela é mais vantajosa do que a compra do bilhete.

É importante verificar se o colaborador terá conforto durante a viagem e se o tempo de percurso é vantajoso. Às vezes, comprar uma passagem mais barata é sinônimo de viagem muito longa, o que pode deixar o profissional estressado.

Resolver traslados

Se o colaborador precisa se deslocar para diferentes pontos da cidade, o melhor é alugar um carro, pois depender de ônibus, metrô ou táxi pode ser cansativo e provocar atrasos.

Os custos com a locação devem ser bem controlados e estar dentro da política de viagens da empresa. Caso os eventos aconteçam todos no mesmo lugar, reservar um táxi para o deslocamento do funcionário é o suficiente.

Contabilizar as despesas

Os imprevistos acontecem e aqueles que estão preparados não passam aperto. Por isso, é fundamental que o profissional viaje com uma quantia extra para que ele possa arcar com os custos

Esse cuidado melhora o clima organizacional da empresa para a qual ele trabalha, e evita que ele passe por situações constrangedoras.

Se um voo em outro país for cancelado e ele precisar se hospedar em um hotel, a empresa deve cobrir esses custos ou providenciar o reembolso quando o profissional retornar.

Responsabilidades da empresa

Agora que já conversamos a respeito do planejamento, vamos falar um pouco a respeito do papel das organizações durante as viagens corporativas.

É responsabilidade delas arcarem com as despesas, afinal, o profissional estará lá por conta dos interesses da empresa. Dessa forma, passagens, hotéis, traslados, refeições, combustível, deslocamento e até telefones são despesas da organização.

Daí a importância de fazer um planejamento, pois os custos são contabilizados com antecedência e o colaborador fica isento de responsabilidade financeira.

O conforto e a segurança também devem ser prioridade, pois preço baixo de passagem e hotel pode ser sinônimo de serviço ruim. Isso não é regra, mas é preciso estar atento.

Um voo muito longo, desconfortável, ou um ônibus barulhento podem estressar qualquer pessoa. Não conseguir se comunicar ou ser barrado por documentos sem tradução juramentada, hotéis ruins e outros aspectos também.

Tudo isso vai impactar na produtividade do profissional, portanto, prezar pela qualidade da viagem é fundamental.

É preciso dar toda a assistência ao colaborador, principalmente se for uma viagem ao exterior. Ele precisa de respaldo para se adaptar, então, se for mandá-lo para um trabalho que dure meses, uma dica é oferecer um curso de línguas antes.

Guias, tradutores e facilidades como digitalização de documentos também são parte do processo de conforto e segurança.

Por falar em documentos digitalizados, vale a pena também investir em cartões de visita, pré-contratos e outros documentos na língua de destino da viagem. Mas lembre de contratar empresas profissionais nesse tipo de tradução.

Outro ponto importante é incentivar a autonomia do colaborador, pois é uma forma de demonstrar confiança em seu profissionalismo e competência.

Exemplo disso é permitir que ele controle os gastos e faça a gestão da viagem a seu modo, sem precisar de autorizações, pois isso aumenta o senso de responsabilidade e permite que ele tenha mais flexibilidade para trabalhar.

Aquela política de viagem que falamos no início do texto é o que vai guiar esse profissional, por isso ele precisa conhecê-la, para que se sinta seguro e confiante para administrar o período de viagem corporativa.

Conclusão

O turismo de negócios é crescente e envolve tudo o que uma viagem comum também precisa, como planejamento, despachante aduaneiro, despesas e imprevistos.

Nada disso deve impedir o crescimento dos negócios, ou seja, se a organização tem a oportunidade de crescer, mas para isso precisa enviar seus profissionais mundo afora, não deve perder essa oportunidade por não dominar o assunto.

Ter sua própria política de viagens e fazer tudo de maneira organizada e planejada é o que importa para começar a investir nesse crescimento. E com as informações que demos aqui, empresas e colaboradores farão viagens muito mais produtivas e tranquilas.

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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


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